Założenia zmodyfikowanej techniki ZPC.

Uniwersalizm techniki ZPC musi być weryfikowany przez upływ czasu i zmiany otoczenia organizacji, tak więc propozycja modyfikacji techniki ZPC powinna :

1. koncentrować się na celach operacyjnych, realizowanych przez najliczniejszą grupę uczestników ( kierowników i pracowników ), w oparciu o wizję i cele najwyższego kierownictwa - znane wszystkim , bo wcześniej szeroko konsultowane.
   Większość firmowych wizji, to wizje jednej osoby (lub jednej grupy ), a więc wizje narzucone członkom organizacji. Takie wizje w najlepszym przypadku generują uległość, nigdy szczere zaangażowanie. Wspólnie wypracowana wizja jest obrazem przyszłości, który u wielu ludzi w organizacji wywołuje zaangażowanie, ponieważ stanowi ona odbicie ich własnych, osobistych celów.
   Wizja stymuluje podejmowanie nieuniknionego ryzyka i wyznacza szerokie pole do eksperymentowania, tak niezbędnego przy formułowaniu celów operacyjnych.
2. stwarzać szanse samorealizacji i zaspokajania aspiracji wszystkim uczestnikom stosowanej techniki.
   Ukierunkowywać ich w stronę harmonii działania, w miejsce zachowań związanych z obowiązującym i wymuszonym przez strukturę organizacyjną poczuciem przynależności, bowiem ludzie w organizacji mogą zmieniać swoją pozycję, będąc okresowo kierownikami zespołów zadaniowych, szefami projektów, czy tak jak w macierzowej strukturze organizacyjnej podwójnie podporządkowani. Ich osobiste cele i sukcesy mogą tylko sprzyjać realizacji celów całej organizacji i nie powinny być zbytnio krępowane przez pozycję zajmowaną w formalnej strukturze.
3. zostać odbiurokratyzowana, nie generować skomplikowanych planów, które wobec burzliwych zmian w otoczeniu, rzadko wytrzymują kwartalną próbę czasu. Wspólne przeglądy wyników powinny być zastąpione samooceną, a następnie oceną przełożonego i dokonywane drogą informatyczną. Zastosowanie programu komputerowego powinno radykalnie zmniejszyć czas poświęcany generowaniu dokumentów, a tym samym wykorzystać go do prac koncepcyjnych.
4. stanowić otwartą, dostępną dla wszystkich uczestników platformę informacyjną, z której można czerpać inspiracje do kreowania własnych celów, a także tak potrzebną wiedzę o celach i zadaniach innych komórek organizacyjnych.
5. stwarzać taką motywację dla uczestników techniki, która stanowi jedynie część systemu motywacyjnego organizacji, aby wybór celu operacyjnego był testem postawy pracownika, który może z tej szansy skorzystać, albo się tej szansy pozbawić, dyskwalifikując siebie w organizacji. A więc przyjęcie zasady, że wybrane przez pracownika cele operacyjne mają wzbogacać etatowy zakres pracy wynikający z karty stanowiskowej - mają być źródłem napięcia twórczego i być dodatkowo motywowane / część premii, nagrody, awans /, a niepowodzenie w realizacji celów osobistych nie powinno dowodzić naszej bezwartościowości lub niemocy, a być przede wszystkim sposobnością do wyciągania wniosków i uczenia się o niedokładnościach w naszym obrazie rzeczywistości, o przyjętych rozwiązaniach i priorytetach, które nie zadziałały jak oczekiwaliśmy
6. być stosowana na tle innych systemów czy metod zarządzania, nie konkurując z nimi . ZPC powinno być dodatkowym "napędem" organizacji, źródłem nieograniczonych i nieustannych innowacji, usprawnień może stanowić rodzaj "systemu immunologicznego" organizacji.
   Założenie to spełnia inkrementalne podejście do techniki. ZPC zapewnić może integrowanie racjonalności i polityki, aspektów analitycznych i behawioralnych, formalnych i nieformalnych, zaplanowanych i sytuacyjnych. Nie da się zapewnić, by organizacje osiągały dokładnie sprecyzowane cele. Cele w zmodyfikowanej technice ZPC są bardziej elementem symbolicznym, znajdującym się pod kontrolą kierownika, niż punktem, który jasno i bezpośrednio orientuje działanie organizacji. Inaczej można powiedzieć, że sposób posługiwania się celami ma równie realne znaczenie, jak ich treść. W przeciwieństwie do tradycyjnych doktryn zarządzania ( także klasycznej techniki ZPC), które zalecały precyzyjne określanie celów, wyraźne przypisywanie odpowiedzialności za ich osiąganie oraz śledzenie procesu dążenia do nich, zmodyfikowana technika ZPC zakłada, że zręczny kierownik określa cele w sposób bardziej inkrementalny, niż analityczny. Nadmierna precyzja celów operacyjnych z reguły ogranicza kreatywność, nasila opozycję, zmniejsza elastyczność przez nacisk na konsekwentne postępy, powoduje kategoryczność ocen - nie zawsze racjonalnych i sprawiedliwych, a także w obecnym świecie totalnej wymiany informacji, może ujawniać konkurentom tajemnice danej organizacji. Jak dużo elastyczności, a ile niezbędnej precyzji w ustalaniu celów ? Nieodłączny dylemat przy wdrażaniu zmodyfikowanej techniki ZPC, bowiem technika ta funkcjonująca w bardziej stabilnym otoczeniu mogła, a nawet powinna opierać się o precyzyjne formułowanie celów. Dla celów nie w pełni określonych lub słabo mierzalnych można osiągnąć konsensus poprzez ich stopniowe "dopasowywanie" do celów kluczowych ( strategicznych ), a tym samym pozostawienia pracownikowi szansy ich podjęcia. Takie podejście sprzyjają przywiązaniu pracowników do organizacji.
7. zakres i forma modyfikacji techniki ZPC będzie zależała od istniejących w danej organizacji struktury organizacyjnej, stylu kierowania i kultury organizacji.
8. uwzględniać dobrowolność uczestnictwa pracowników w tej technice. Zakładanie pełnego współuczestnictwa pracowników w określaniu i następnie realizowaniu celów jest wymogiem nierealnym.

Najistotniejsze jest stworzenie jednakowych szans dla każdego pracownika, a jak praktyka dowodzi, pewnego systemu zachęt, m.in.;

• wyjaśniania znaczenia techniki dla organizacji i poszczególnych pracowników, budowanie pozytywnego klimatu i utożsamienie się najwyższego kierownictwa z tą koncepcją zarządzania,
• motywacje materialne / uzgodnione bodźce premiowe /,
• motywacje poza materialne / szanse awansu, samorealizacji i uczestnictwa w ważnych decyzjach podejmowanych w organizacji /,
• indywidualne programy szkoleniowe,
• wyższe standardy wyposażenia stanowiska pracy / dostęp do sieci informatycznej i jej zasobów /,
• promowanie pozytywnych przykładów i osiągnięć poszczególnych pracowników / narady, zebrania okresowe, środki audiowizualne, nagrody okazjonalne, etc. /,

Jest to najdalej idąca modyfikacja klasycznej techniki ZPC, która zakładała obligatoryjne uczestnictwo kierowników i pracowników. Poprzez zasadę dobrowolności przystąpienia do ZPC realizuje się praktyczny wyraz świadomego uczestnictwa pracowników, ich woli wsparcia (lub nie) organizacji swoimi kompetencjami, ich znajomość celów strategicznych i zaangażowania się w ich realizację. Dobrowolne uczestnictwo w ZPC nobilituje. Technika ZPC wymaga posiadania szeregu umiejętności i kompetencji, w zależności od pozycji zajmowanej przez pracownika, jest szansą dla aktywnych, kreatywnych i samodzielnych. Wymaga samodyscypliny, asertywności i umiejętności współdziałania. Dlatego pracownicy powinni być dodatkowo motywowani i nie zmuszani do przystąpienia do niej. Praktyka wykazuje, że pracownicy odnajdują w zmodyfikowanej ZPC szanse realizacji swoich aspiracji i zaangażowanego współuczestnictwa. Ci, którym nie zależało na przystąpieniu do ZPC z czasem potwierdzają swoją małą przydatność dla organizacji. Tym samym eliminują się z programów rozwojowych i kariery w danej organizacji.
ZPC powinna być oparta na dużej elastyczności - dostosowywaniu do coraz szybszych zmian w otoczeniu, wymuszającym zmiany wewnątrz organizacji i zmierzać nieustannie do podwyższania konkurencyjności, bowiem przestrzeń wyboru indywidualnego celu operacyjnego zawiera wielką liczbę permutacji, tak naprawdę jest ograniczona tylko wyobraźnią pracownika, jego inwencją i zdolnością zintegrowania z celami całej organizacji.

Miarą trafności sformułowanych celów jest rezultat końcowy dla organizacji - SUKCES, zatem cele stymulujące go powinny mieć następujące cechy :

S - skuteczne / zorientowane na wynik / ,

U - uporządkowane / zgodne z priorytetami organizacji /,

K - konkretne / osiągalne, rzeczywiste, a nie wyimaginowane /,

C - czasowo zdefiniowane / krótko lub średnio terminowo /,

E - ekonomiczne / dające się rozliczyć lub oszacować /,

S - systematyczne / muszą mieć charakter ciągły i konsekwentny /.

Autor: Mgr inż. Roman S. Nowak
Dyrektor ds. handlowych "Zakłady Elektrod Węglowych S.A" w Raciborzu.
Doktorant Wydziału Organizacji i Zarządzania Politechniki Wrocławskiej