Procedura zmodyfikowanej techniki ZPC

Procedura zmodyfikowanej techniki zarządzania przez cele Z - ZPC powinna uwzględniać :

• zwiększenie stopnia elastyczności techniki ZPC przy wykorzystaniu "miękkich" instrumentów oddziaływania na pracowników,
• wykorzystanie nowoczesnego instrumentarium komputerowego do ograniczenia pracochłonności i biurokracji klasycznej techniki.

Proponuje się następującą procedurę zmodyfikowanej techniki zarządzania przez cele : / patrz algorytm ZPC /

Faza początkowa:

---

• Zapoznanie najwyższego kierownictwa z założeniami, zaletami techniki ZPC, a także z przewidywanymi trudnościami wdrożeniowymi, związanymi z istniejącymi w organizacji typami struktury i kultury organizacji i innymi elementami systemu zarządzania organizacją oraz dysponowanym systemem informatycznym. Na podstawie wstępnego rozpoznania przez konsultantów warunków organizacyjno-kulturowych organizacji powinien zostać sprecyzowany optymalny zakres stosowania ZPC i przeszkolenie lidera wdrożenia / lub zespołu /.
  
  
• Zbudowanie, zainstalowanie zintegrowanego systemu informatycznego, dostępnego do wszystkich uczestników techniki,
  
  
• Opracowanie programu komputerowego, uwzględniającego istniejącą strukturę organizacyjną, hierarchię zależności służbowych i wynikające z tego możliwości dostępu oraz kody ( symbole ) każdego uczestnika,
  
  
• Zapoznanie uczestników z systemem: szkolenie w zakresie reguł ustalania, wprowadzania i zatwierdzania celów, dokonywania samooceny, oceny przełożonego, raportowania ,etc,
  
  
• Wyznaczenie osoby zarządzającej systemem, należącej do komórki zarządzania personelem, w celu dokonywania okresowych rozliczeń, zestawień i raportów,

Faza realizacji :

---

• Sformułowanie wizji organizacji i na jej tle celów strategicznych : w oparciu o sesje planowania strategicznego z udziałem licznej grupy kierowników, powstają projekty planów działania jednostek niższego szczebla przygotowane według zasad controllingowych ( czyli wielokrotne doprecyzowanie planów metodą "góra-dół", "dół-góra"). Ostateczny kształt planu strategicznego ( na okres 5-ciu lat, z coroczną jego aktualizacją ) jest wynikiem kilkudniowej sesji wyjazdowej szerokiego kierownictwa organizacji, obejmującego także uczestnictwo przedstawicieli właściciela i organizacji związkowych. Plan zostaje następnie zatwierdzony przez kierownictwo organizacji,
  
  
• Udostępnienie wszystkim uczestnikom techniki, poprzez sieć komputerową, odpowiednich dokumentów pochodzących z przyjętego planu strategicznego : analizy silnych i słabych stron, przyjętych strategii działania w poszczególnych obszarach i sparametryzowanych celów strategicznych,
  
  
• Wybór i uzgodnienie celów operacyjnych : na podstawie dostępnych informacji z sieci komputerowej, wiedzy i kompetencji każdego uczestnika oraz przy znajomości celów proponowanych przez innych pracowników, następuje sformułowanie własnego celu operacyjnego, skonsultowanie go z przełożonym i wprowadzenie go do bazy komputerowej celem zatwierdzenia.
  
  
• Po zapoznaniu się przełożonego z propozycją celu operacyjnego pracownika należącego do jego zespołu, ewentualnym ustnym, czy telefonicznym określeniu mierników, rangi celu dla organizacji ( w przypadku celów jakościowych, organizacyjnych trudnych do wycenienia ), następuje w drodze elektronicznej jego zatwierdzenie. Ten fakt podwładny może śledzić w swoim komputerze. Nie dokonanie zatwierdzenia powoduje zablokowanie podwładnemu uczestnictwa w dalszej procedurze.
  
  
• Przebieg procesu realizacji i jego nadzorowanie odbywa się według przyjętych w organizacji zasad, tj. w czasie narad okresowych, codziennych kontaktów, a także na życzenie zainteresowanego, bowiem to w jego przede wszystkim interesie jest zadbać, aby zatwierdzony cel doprowadzić do pozytywnego rezultatu.
  Okres realizacji celu jest ściśle określony i wynosi 3 miesiące ( jeden kwartał ). Odrębnym okresem rozliczenia mogą zostać objęte cele zespołowe, jeśli w organizacji takie zespoły są powoływane. Wówczas okresem rozliczeniowym jest wykonanie przyjętego przez zespół celu, lub grupy celów.
  Dodatkowo kierownicy najwyższego szczebla ( dyrektorzy oddziałów, kierownicy najważniejszych komórek funkcjonalnych ), formułują niezależnie od celów kwartalnych - cele długookresowe, jednoroczne. Taka zasada może wynikać z przyjętego w organizacji systemu motywacji materialnej, w którym funkcjonuje premia kwartalna dla wszystkich pracowników, a także nagroda roczna dla kierowników najwyższego szczebla. Ponadto ta grupa kierowników musi rozwiązywać liczne problemy, których perspektywa realizacji niejednokrotnie wykracza poza jeden kwartał.

Faza oceny :

---

• Przebieg oceniania zakresu wykonania przyjętych celów jest dwu stopniowy : Pracownik wprowadza do systemu informację o realizacji przyjętego celu operacyjnego i najpierw obowiązkowo dokonuje samooceny wg przyjętej skali, np. od zera do dziesięciu punktów ( 0 do 10 punktów ) , tym samym poddaje się trudnej próbie samokrytycyzmu i rzetelności, mając świadomość, że samoocena jest tylko testem wiarygodności praco-wnika wobec przełożonego, a w żadnym stopniu propozycją, czy sugestią do zaakcepto-wania. Taka sama zasada obowiązuje rozliczenie celów zespołu.
  Następnie przełożony dokonuje oceny na podstawie zamieszczonej w systemie informacji, a także swojej wiedzy dotyczącej celu danego pracownika oraz celów innych członków zespołu. Obowiązuje oczywiście skala 10-cio punktowa, taka sama jak przy samoocenie. Ewentualne konflikty na tle różnicy ocen rozstrzyga przełożony przełożonego. Nierzadko, dla podkreślenia rangi stosowanej techniki konflikt rozstrzyga osobiście członek zarządu organizacji, mający dostęp do wszystkich poziomów zarządzania i będący jednym z uczestników techniki.
  Brak samooceny blokuje ocenę przełożonego, zaś brak oceny eliminuje z udziału w motywacji materialnej, gdyż maksymalna ilość otrzymanych punktów za realizację celu operacyjnego, czyli 10 punktów powoduje przyznanie np. 30 % premii kwartalnej. Zmniejszona z powodu nie pełnej realizacji celu ilość punktów proporcjonalnie zmniejsza premię.
  
  
• Po dokonaniu oceny przez wszystkich uprawnionych w systemie, osoba administrująca i nadzorująca system elektroniczny sporządza wydruki, zestawienia i raporty, które system automatycznie generuje. Dokumenty te są wykorzystywane przez służby przygotowujące listy płac i okresowo analizowane i rozpatrywane pod kątem ich dalszego doskonalenia, czy też efektywności oddziaływania. Czas niezbędny na sporządzenie i wydruk pełnej dokumentacji nie przekracza jednej godziny w kwartale.
  
  
• Dyrektor naczelny lub osoba ze ścisłego kierownictwa omawia zbiorcze efekty, a także indywidualne, ponad przeciętne rezultaty pracowników na spotkaniach i naradach kierowniczych, sugeruje kierunki i priorytety na następny kwartalny okres, inspiruje dyskusję dotyczącą nie rozwiązanych lub możliwych do pojawienia się zjawisk i problemów, które mogłyby być celami następnego kwartału. Omawiane są także powody nie wykonania przyjętych przez pracownika celów, których wartość została uznana przez przełożonego i oceniona pozytywnie. Tym samym podtrzymywane jest przekonanie, że liczy się stopień napięcia osiągnięcia rezultatu końcowego, a nie tylko rutynowe, bezpieczne jego określenie i przyjęcie.
  
  
• Rozpoczęcie następnego pełnego zmodyfikowanej techniki zarządzania przez cele ZPC.

Pod wpływem narastającej zmienności i burzliwości otoczenia koncepcje zarządzania muszą uwzględniać, że także techniki czy metody zarządzania powinny być modyfikowane, jeśli oczywiście ich formuła nie wyczerpała się ,a tym bardziej jeśli stan wiedzy o zarządzaniu oraz rozwój technik informatycznych pozwala na ich efektywne rozwinięcie.

Praktycznego wdrożenia zmodyfikowanej techniki ZPC autor dokonał w dwóch dużych przedsiębiorstwach produkcyjnych, co wcale nie oznacza, że tylko do takich ograniczyć można implementacje tej techniki, którą stosuje w różnym zakresie 30-50 % firm zachodnich. Z witryn internetowych łatwo przekonać się, że technika ZPC jest powszechnie w świecie stosowana w różnych firmach produkcyjnych, usługowych niezależnie od branży, a także w instytucjach administracji państwowej i samorządowej.

Sam proces wdrożenia zmodyfikowanej techniki ZPC jest szybki i w zależności od zaangażowania kadry kierowniczej, od której ZPC rozpoczyna się, trwa ok. 2 miesiące.

Czynnikami sprzyjającymi i wzmacniającymi skuteczność i trwałość wdrożenia zmodyfikowanej ZPC są istniejące; struktura organizacji, styl kierowania i profil kultury organizacyjnej.

Wdrożenie zmodyfikowanej techniki ZPC nie wymaga nakładów finansowych, nie licząc szkolenia grupy kierowniczej, w czasie którego przekazane są podstawowe informacje związane z procedurą ZPC oraz trening zachowań, postaw i samodoskonalenia. Firmy z zaawansowanym wdrożeniem ZPC, a nawet firmy wdrażające ZPC, powinny dokonać diagnozy kultury organizacji i na tej podstawie sformułować kierunki jej zmian, dostosowujących zachowania członków organizacji do nowych wyzwań i oczekiwań płynących z otoczenia i wnętrza organizacji.

Autor: Mgr inż. Roman S. Nowak
Dyrektor ds. handlowych "Zakłady Elektrod Węglowych S.A" w Raciborzu.
Doktorant Wydziału Organizacji i Zarządzania Politechniki Wrocławskiej