Powrót

Taiwan - podłoże kulturowe negocjacji.

Jednym z najważniejszych zadań, jakie stoją przed każdym importerem, jest znalezienie dostawców, którzy będą odpowiadać wymaganiom jego lub klientów. Istotne we współpracy są dobre kontakty zagranicznych partnerów i pielęgnowanie wzajemnego zaufania. Dlatego należy poznać mentalność danego kraju, jego kulturę i religię, zwyczaje, zachowania ludzi oraz specyfikę ich pracy.

Tematem moich rozważań są kontakty z Tajwanem, zajmuje on miejsce w pierwszej dwudziestce najbardziej aktywnych handlowo krajów świata. Uznawany jest za lidera azjatyckich tygrysów, jako że tania siła robocza i niskie wydatki bieżące przyczyniły się do fenomenalnego rozwoju kraju. Na niewielkiej wyspie zasymilowały się wpływy zachodnie, głównie amerykańskie, ze starą tradycją ogromnego kraju, jakim są Chiny. Jest to wyraźnie widoczne przy okazji nawiązywania kontaktów handlowych i podczas ich trwania. Przez pięć lat prowadziłam kontrakty importowe, miałam do czynienia z korespondencją i zawieraniem umów, czasami odbywaliśmy rozmowy telefoniczne.

W bezpośredniej rozmowie mamy możliwość obserwacji partnera, i nawet, nie znając niektórych słów czy nie rozumiejąc wymowy jesteśmy w stanie pojąć sens jego wypowiedzi. Z doświadczenia wynika, że jest to szczególnie istotne, gdy językiem spotkań i negocjacji nie są języki narodowe, a język trzeci; w większości obszarów jest to język angielski. I chociaż angielski jest stosowany przez biznesmenów na Tajwanie, często znany jest w wersji "chińskiego angielskiego" i może być problemem dla obcokrajowca. Więcej kłopotów sprawia rozmowa telefoniczna, gdy nie widzimy gestów, mimiki rozmówcy. Często jest również tak, iż szefowie posługują się sprawnie angielskim, podczas gdy szeregowi pracownicy są w stanie powiedzieć jedynie "I no English", co przez telefon może zostać odebrane, że rozmówca zna język w stopniu zadowalającym.

Dlatego pewniejsze są informacje zawarte w formie pisanej. Rozpoczynając kontakty, w korespondencji należy podawać (przynajmniej na początku) określenie własnej płci (Mr, Mrs), by uniknąć częstych błędów, jak Mr Grażyna Kowolik. Wynika to z faktu, iż Chińczycy wyobrażają sobie, że partnerem w biznesie jest mężczyzna. Sporym zaskoczeniem dla kooperanta podczas pierwszej rozmowy telefonicznej był mój głos. Mimo, że w korespondencji podkreślałam płeć, zapytał otwarcie "Are you a woman?". Do kobiet podchodzą z lekką nieufnością i brakiem wiary w ich zdolności, aczkolwiek później potrafią przyznać, że czasami właśnie inne spojrzenie kobiet może wnieść nowe elementy we współpracę. W większości przypadków Chińczycy noszą dzisiaj amerykańskie imiona, lub zmieniają je na takie, by ułatwić kontakty obcokrajowcom. Jeśli zachowują imiona chińskie, jako pierwsze podają zawsze nazwisko, np. Fung Lee, natomiast przy stosowaniu imion amerykańskich pierwsze podawane jest imię, np. Tony Ho.

Podczas spotkania następuje wymiana biletów wizytowych, Chińczycy podają je obydwoma rękami, zwrócone napisem w stronę odbiorcy. Cieszą się, kiedy partner zna ten zwyczaj i postępuje w podobny sposób, dzięki temu od razu nawiązuje się delikatna nić porozumienia. Biznesmeni zazwyczaj używają wizytówek dwustronnych, drukowanych po chińsku i angielsku. Przywiązują dużą wagę do tytułów, samo nazwisko na wizytówce nie jest poważane.
Jak wspomniałam sytuacja jest bardziej skomplikowana, gdy stronę importera w rozmowach ma reprezentować kobieta, wówczas na wizytówce musi być podane jej bardzo wysokie stanowisko, np. główny specjalista, starszy handlowiec lub dyrektor.

Sprawą prestiżu, wywodzącą się jeszcze z lat 40-tych jest posiadanie licznej grupy asystentów i specjalistów, towarzyszących dyrektorowi lub prezesowi. Dlatego też spotyka się sytuacje, gdy prezes, mimo znajomości języka, nie będzie rozmawiał z nami bezpośrednio, a tylko przez tłumacza. Dobrze, kiedy zna się kilka słów w języku gospodarzy, można sprawić niespodziankę, wykazując zainteresowaniem ich krajem, ale też wywołać niemały popłoch, gdyż będą zastanawiali się, na ile faktycznie znamy język i ile zrozumieliśmy z rozmów, które nie powinny być przeznaczone dla naszych uszu. Chińczycy podziwiają też naszą chęć nauki pisania ich znaków.

Podczas rozmów należy dążyć do osiągnięcia swojego celu, a przynajmniej do zadowalającego kompromisu. Nie można natomiast pozwolić sobie na lekceważenie czy wręcz obrażanie partnera, ani też nadmierne pochlebstwa pod jego adresem, bo przesadna grzeczność brzmi także niedobrze. Ważne jest, by ustalić swoją dolną granicę ustępstw, zanim przystąpi się do negocjacji. W takiej sytuacji nasze kontakty, rozmowy, czy wyjazdy na drugi koniec świata mają sens, nie sprowadzają się jedynie do poznania innego kraju, kultury czy też miłego spędzenia czasu.
Zwłaszcza, że Chińczycy podejmując partnera są bardzo gościnni, starają się zapewnić jak najdogodniejsze warunki, zapoznają ze swoimi odmiennymi zwyczajami. Już na etapie bardzo wstępnych kontaktów wykazują gotowość pomocy, np. przed naszą podróżą na Tajwan ludzie, których znaliśmy jedynie poprzez korespondencję proponowali załatwienie hotelu, odbiór z lotniska, zapraszali na przyjęcia.

A w trakcie pobytu gościli nas podczas obiadów i kolacji. Nie miałam okazji zobaczyć ich mieszkań, nie ma zwyczaju spotkań w domach, przyjęcia odbywały się w restauracjach. Chcąc zrobić naszym gospodarzom przyjemność staraliśmy się jeść pałeczkami oraz próbować rozmaitych specjałów. Jedynie delikatnie, niemal żartem pytaliśmy, czy podawane danie mięsne nie jest z psa bądź kota. Jest to bowiem nie lada przysmak! Ale biorąc pod uwagę "europejskie" obycie naszych kontrahentów mieliśmy świadomość, że nie będą sobie z nas drwili. Proponowali natomiast wszelkie dania z ryb i owoców morza.
Przy czym najlepszą ucztę rybną miałam chyba nie w ekskluzywnej restauracji, ale w niewielkim barku przy sklepie rybnym. Zaserwowano nam danie z okazów, które sami wybraliśmy z akwarium. Po jakimś czasie na stole z obrotowym talerzem i mnóstwem miseczek, wygodnym dla samodzielnego komponowania posiłku, znalazło się siedem potraw. I chociaż zamiast porcelany mieliśmy miseczki z melaniny, a stół przykryty był ceratą - dania nie ustępowały tym, które kosztowałyby zawrotne ceny. Nasz partner przepraszał co prawda za taki standard, ale był to jedyny lokal dostępny na obrzeżach miasteczka, o późnej porze, jako że nasze rozmowy przeciągnęły się. A dla mnie było to nowe doznanie, ciekawe przeżycie i możliwość zobaczenia, jak wygląda życie nie tylko na głównej ulicy.

W luksusowych lokalach do obsługi stolika ośmioosobowego przydzielony był zespół ośmiu kelnerek pod bacznym okiem dwóch pań, których zadaniem było doglądanie, czy na stole wszystko pojawia się we właściwym czasie i kolejności. Do mistrzyni ceremonii należało rozczłonkowanie i podanie na nasze talerze olbrzymiej ryby. Menu obejmowało też zupę - chłodnik z mleka kokosowego, z kulkami melona, krewetki różnej wielkości, pierogi na słodko i słono, gotowane na parze przy stoliku, i całe litry zielonej herbaty. Gdy tylko dopijaliśmy jedną czareczkę natychmiast nalewano nam kolejną. Do wycierania rąk po owocach morza służyły specjalne serwetki nasączane sokiem cytryny. I wcale nie trzeba było się martwić, że odłożone na stół pomoczą obrus. Bowiem przy każdej zmianie nakryć następowała również zmiana obrusa - wyglądało to jak sceny znane z filmów, podchodziły cztery kelnerki, prosiły o lekkie odchylenie się od stołu i unosiły obrus ze sobą, a wraz z nim wszystkie naczynia z tej części przyjęcia. Wynika z tego, że przed przyjściem gości stoły nakrywane są kilkoma warstwami i potem jedynie zmienia się naczynia.

Po trudach kolacji następowała część artystyczna, w zaprzyjaźnionym pubie. "Nasz" - do którego można było wejść tylko znając specjalne drogi, a potem jeszcze hasło, był ulubionym miejscem spotkań Japończyków, stąd też obsługa, jak i trunki były odpowiednie. Jako dodatek do bardzo mocnego (70%) alkoholu podano maleńkie suszone koniki morskie w ostrej papryce. Bardzo żałowałam, że nie zabrałam sobie takiej pamiątki. Zachęcano nas do wspólnej zabawy i uczestnictwa w konkursie karaoke, wtedy jeszcze u nas nie znane. Niestety, przeszkodę stanowiły teksty zapisywane tylko chińskimi lub japońskimi znakami.

Chociaż wielu Chińczyków przyjmuje zachodni styl zachowań, przywiązani są do swoich zasad i tradycji. Bardzo cenią sobie zachowanie pewnego dystansu i przestrzeni wokół siebie, oprócz uścisku rąk na powitanie i pożegnanie należy unikać bezpośrednich kontaktów. Ze względu na wierzenia nie można dotknąć głowy Chińczyka, tam bowiem według ich wierzeń siedzą duchy przodków. Niewskazane jest przystępowanie od razu do sedna biznesu, najpierw należy prowadzić rozmowę na tematy neutralne, podróży, pogody, rodziny. Przy okazji wizyt nie należy dawać prezentów osobistych, choć podarunki mogą być kosztowne, odpowiednie są pióra, książki adresowe. Równie mile widziane są upominki narodowe, np. lalki w polskich strojach regionalnych albo rzeźby z soli lub węgla. Chińczycy najczęściej rewanżują się wyrobami z porcelany. Kolejnym sposobem podtrzymywania dobrych stosunków są zwyczajowe pozdrowienia i życzenia z okazji świąt.

Zdobyliśmy uznanie strony chińskiej samym stwierdzeniem, że oglądaliśmy przekazy z powitania Roku 2000 i wznoszące się w niebo lampiony z modlitwami o pomyślność. W odpowiedzi uzyskaliśmy informację, iż było ich 2 tysiące dla uczczenia specjalnej daty i że niewątpliwie było to szczęście dla wielu ludzi móc przeżyć taki dzień w swoim życiu. Jakkolwiek Chińczycy są pracowici i potrafią rozmawiać o interesach nawet podczas posiłków, potrafią także świętować i bawić się. Uroczystości związane z nadejściem Nowego Roku Księżycowego, który wypada około początku lutego, są zawsze hucznie obchodzone przez prawie dwa tygodnie. I wówczas praktycznie zamiera życie zawodowe, otrzymywałam informację, że w danym okresie biura i fabryki będą nieczynne, a wszystkie sprawy załatwione zostaną dopiero później. W korespondencji fakt ten tłumaczony był stwierdzeniem "Znacie chińskie zwyczaje".

Mieliśmy niespotykaną chyba okazję uczestniczyć w imprezach rozpoczęcia wyczekiwanego Roku Smoka, najważniejszego znaku chińskiego kalendarza. Jego nadejście zwiastuje szczęście i wszelką pomyślność. Odbywały się barwne korowody smoków, wykonanych z rozmaitego tworzywa i pokazy gigantycznych sztucznych ogni. Uroczystości trwały przez kilka dni, w tym czasie nie myślało się prawie o pracy. Późną nocą na głównym placu miasta widzieliśmy całe rodziny, z dziećmi, nieraz przysypiającymi na ramionach rodziców. Chińczycy zafascynowani są sztuką dawnych epok, na ścianie budynków rozgrywały się sceny teatru cieni, na kolorowych straganach można było dokonać zakupów najróżniejszych pamiątek. Była także sposobność by posilić się, ciekawostką okazał się faszerowany kawałek bambusa, którego zawartość można było wyjeść dopiero po rozbiciu pędu. I należało to uczynić samodzielnie, o kamień, chodnik, obojętnie. A do jedzenia wręczano obowiązkowo pałeczki! Były też restauracje Mc Donalda, ale nie one stanowiły dla nas specjalnej atrakcji, jedynie aby porównać, na ile ich oferta odpowiada europejskiej.

Na Tajwanie pracuje się bardzo długo, licząc siedem godzin różnicy czasu, dostawałam faxy wysyłane około godziny 23:00, czasami pisane już odręcznie, gdyż spoza biura! Prowadząc już dłużej korespondencję, niejako zaprzyjaźniliśmy się, więc było rzeczą naturalną, że moje informacje wracały z pisanymi ręcznie uwagami, że pełniejsze dane uzyskamy później, po przeanalizowaniu sprawy.
Przy czym jednorazowo nie należy poruszać zbyt wielu kwestii, zachodzi bowiem niebezpieczeństwo, że niektóre tematy mogą zostać pominięte. Wielokrotnie pytałam o zaległe sprawy, wówczas wskazane było podanie daty maila, faxu oraz daty, kiedy przychodziła ewentualna odpowiedź, której uzupełnienia potrzebuję.

Znamy też potrzebę ustalenia terminu spotkania odpowiednio wcześniej, aby móc wcisnąć się w harmonogram, opracowany wiele tygodni do przodu, jak również wymóg, aby stawić się punktualnie. Na Tajwanie dwa przeciwległe końce wyspy oddalone są od siebie około 380 km (sześć godziny jazdy samochodem lub jedna godzina lotu), przy czym samoloty spełniają funkcję taksówek, startując regularnie co 20 minut. Nie ma więc większego problemu z dotarciem na wskazane miejsce w określonym czasie. Przy okazji spotkań istotny jest wygląd, choć często dopuszczalne są luźniejsze formy według wzorów amerykańskich, np. koszule z krótkimi rękawami w lecie lub garsonki dla pań. Wskazane jest, aby kobieta nie starała się być męska za wszelką ceną, czyli żeby nie nosiła spodni.

Mimo podpisania kontraktu i ustalenia wszystkich detali, w trakcie jego realizacji należy pilnie pilotować przebiegu transakcji. Wielokrotnie bowiem zdarzało się, iż bez wcześniejszego porozumienia i nawet jakiejkolwiek informacji dostarczany był inny asortyment niż wyspecyfikowany wcześniej. Możliwe jest dochodzenie odszkodowań, ale z racji, iż jest to proces długotrwały oraz aby zachować dalsze poprawne kontakty, najczęściej sprawa kończy się na kilku upomnieniach. Strona chińska zarzeka się, że był to jednorazowy błąd i pracujemy dalej, czekając na kolejny. Czasem także, chcąc potwierdzenia bardzo istotnych dla nas punktów, wypisujemy je kolejno prosząc o ustosunkowanie się do każdego z osobna. W przypadku, gdy wreszcie osiągamy, to, o co nam chodziło przekazujemy pochwałę i to bardzo podnosi naszego partnera. Odsyła list z informacją, że bardzo dobrze układa mu się współpraca z nami, zawsze może liczyć na nasze wsparcie i wyrozumiałość, chociaż musimy zrozumieć jego sytuację, np. odnośnie obsady pracowników, problemów jakości lub stałego wzrostu cen. W sytuacji, gdy to my popełniamy błąd lub jesteśmy zmuszeni zmienić nasze zamówienie, wylewnie przepraszamy za kłopot. W odpowiedzi uzyskujemy najczęściej "Wszystko jest OK!".

Po uzyskaniu odpowiedniego celu pertraktacji, lub gdy docierał zamawiany towar wysyłana była stosowna informacja i podziękowania. Uprzejmość jest ceniona ponad wszystko i stanowi podstawę wszelkich kontaktów.

Źródła: Informacje własne zdobyte w pracy w handlu zagranicznym